ตำแหน่ง “ธุรการ” หรือ “Administrative Officer” แม้จะเป็นหนึ่งในงานที่ดูพื้นฐานและพบได้ทั่วไปในแทบทุกองค์กร แต่หากมองให้ลึก นี่คืองานที่ต้องการความสามารถเฉพาะทางจำนวนไม่น้อย โดยเฉพาะทักษะ Hard Skill ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าใครในการหางานธุรการ
Hard Skill คือทักษะที่สามารถวัดผลได้ มีความเฉพาะทาง และสามารถเรียนรู้หรือฝึกฝนได้จากการศึกษา เช่น การใช้โปรแกรมต่าง ๆ หรือความเข้าใจในระบบงานเฉพาะด้านต่าง ๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่ HR มักพิจารณาก่อนอื่นเมื่อคัดเลือกผู้สมัครตำแหน่งธุรการ มาดูกันว่า Hard Skill ไหนบ้างที่จำเป็น หากอยากหางานธุรการได้ไว ได้ข้อเสนอเงินเดือนดีในสายงานนี้
1. การใช้ Microsoft Office อย่างชำนาญ
ทักษะพื้นฐานที่ไม่สามารถละเลยได้ โดยเฉพาะโปรแกรม Excel, Word และ PowerPoint
- Excel: ใช้งานสูตรพื้นฐาน (SUM, VLOOKUP, IF, COUNTIF ฯลฯ), การสร้าง Pivot Table, การจัดรูปแบบข้อมูลให้อ่านง่าย
- Word: การจัดรูปแบบเอกสารราชการ/ธุรกิจ, สร้างสารบัญ, ใส่เลขหน้า, ใช้ Styles เพื่อควบคุมความสม่ำเสมอ
- PowerPoint: จัดทำสไลด์นำเสนออย่างมืออาชีพ ทั้งในแง่โครงสร้างและความสวยงาม
ยิ่งคุณสามารถใช้ Excel ได้ลึกเท่าไร โอกาสที่คุณจะได้หางานธุรการในองค์กรขนาดใหญ่หรือบริษัทต่างชาติก็ยิ่งเพิ่มขึ้น
2. พิมพ์สัมผัสและความเร็วในการพิมพ์
งานธุรการต้องรับผิดชอบการจัดทำเอกสารจำนวนมาก หากคุณสามารถพิมพ์สัมผัสได้คล่องและรวดเร็ว จะช่วยให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
องค์กรจำนวนมากมีแบบทดสอบ “ความเร็วในการพิมพ์” (Typing Speed Test) เป็นหนึ่งในข้อสอบคัดกรองผู้สมัครธุรการ ดังนั้น หากคุณยังไม่ถนัดการพิมพ์สัมผัส แนะนำให้ฝึกฝนผ่านเว็บไซต์ฟรี เช่น TypingClub หรือ 10FastFingers
3. การใช้งานระบบจัดเก็บเอกสารหรือ Document Management System (DMS)
หลายองค์กรโดยเฉพาะบริษัทใหญ่ หันมาใช้ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น Google Drive, OneDrive, SharePoint หรือโปรแกรมเฉพาะขององค์กร เพื่อเพิ่มความเป็นระเบียบและความปลอดภัยของข้อมูล
ผู้สมัครที่มีประสบการณ์ใช้ระบบเหล่านี้มาก่อนจะได้เปรียบมาก เพราะสามารถเข้าทำงานและเรียนรู้ระบบต่อได้รวดเร็ว
4. การจัดการตารางนัดหมาย และระบบ Calendar
ผู้ช่วยธุรการมักต้องประสานงานตารางประชุม จองห้องประชุม นัดหมายการเข้าพบลูกค้า ฯลฯ ดังนั้นการใช้ Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar หรือแม้แต่การใช้ Excel จัดตารางจึงเป็นสิ่งที่ควรทำได้อย่างคล่องแคล่ว
หากมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการ Sync Calendar หรือการตั้ง Reminder ล่วงหน้าก็จะยิ่งเพิ่มมูลค่าให้โปรไฟล์ของคุณในสายตา HR และช่วยให้การหางานธุรการสำเร็จยิ่งขึ้น
5. ทักษะการใช้งานเครื่องสำนักงาน
อาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ในชีวิตจริง ความสามารถในการใช้เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกน เครื่องแฟกซ์ (แม้จะใช้น้อยลงในยุคดิจิทัล) ก็ยังคงมีความสำคัญ โดยเฉพาะในองค์กรที่ยังใช้เอกสารกระดาษเป็นหลัก
การรู้วิธีแก้ไขปัญหาเบื้องต้น เช่น เปลี่ยนหมึก ปรับขนาดกระดาษ เคลียร์ Jam ฯลฯ จะทำให้คุณกลายเป็นคนที่ “พึ่งพาได้” ในสายตาเพื่อนร่วมงานและหัวหน้า
ทักษะ Hard Skill ดี มีชัยไปกว่าครึ่ง
การหางานธุรการในปัจจุบันอาจไม่ง่ายเหมือนเมื่อก่อน เพราะมีการแข่งขันสูงจากทั้งคนจบใหม่และผู้มีประสบการณ์ แต่หากคุณเตรียม Hard Skill ให้พร้อม โดยเฉพาะใน 5 ด้านที่กล่าวมา จะช่วยให้คุณมีโอกาสได้รับการติดต่อสัมภาษณ์เร็วขึ้น และมีสิทธิได้ข้อเสนอที่ดีกว่าคู่แข่งที่มีคุณสมบัติพื้น ๆ
อย่าลืมว่า “ตำแหน่งธุรการ” ไม่ใช่งานเบื้องหลังอีกต่อไป แต่คือกลไกสำคัญของทุกองค์กร และการมีทักษะ Hard Skill ที่แข็งแรงคือกุญแจที่จะหางานธุรการที่ดีได้ พร้อมปลดล็อกความก้าวหน้าในสายงานนี้ได้อย่างแท้จริง
