ระบบการจัดการเอกสารในองค์กร สำคัญกับธุรกิจยุคใหม่จริงหรือ? 

ยุคดิจิทัล เป็นยุคที่มีข้อมูลและเอกสารจำนวนมหาศาล ยิ่งถ้าเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานด้วยแล้วอาจสร้างปัญหาให้กับการจัดเก็บได้ การจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรทุกขนาด ระบบการจัดการเอกสารในองค์กร (Document Management System – DMS) จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญเพื่อช่วยให้องค์กรยุคใหม่สามารถจัดเก็บ ค้นหา และเรียกใช้เอกสารต่างๆ ได้อย่างเป็นระบบ

แต่นอกจากข้อดีที่ได้กล่าวไปแล้ว ระบบการจัดการเอกสารในองค์กรในแบบดิจิทัล ยังจะช่วยขับเคลื่อนธุรกิจให้เป็นไปในทิศทางใดอีกบ้าง เราได้รวบรวมสิ่งที่องค์กรยุคใหม่ควรรู้มาไว้ให้แล้ว

ความสำคัญของระบบการจัดการเอกสารในองค์กรยุคใหม่

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ระบบการจัดการเอกสารในองค์กรจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การพิมพ์เอกสาร การถ่ายเอกสาร การส่งแฟกซ์ และการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหา และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ลดต้นทุน: การจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายจำนวนมาก เช่น ค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าพื้นที่จัดเก็บ ระบบการจัดการเอกสารช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ และลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือเสียหายของเอกสาร
• เพิ่มความปลอดภัย: ระบบการจัดการเอกสาร มีระบบรักษาความปลอดภัย เช่น การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร การเข้ารหัสข้อมูล จึงช่วยป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต และรักษาความลับของข้อมูล
• รองรับการทำงานแบบระยะไกล: ระบบการจัดการเอกสารในองค์กรยังสามารถใช้งานได้บนคลาวด์ จึงช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา รองรับการทำงานแบบระยะไกล และเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน
• สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร: การจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ ช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ และความน่าเชื่อถือ

ระบบจัดการเอกสารช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นอย่างไร?

ระบบจัดการเอกสารช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นในหลายด้าน ยกตัวอย่างเช่น

• การค้นหาเอกสาร: ระบบจัดการเอกสาร จะช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้คำค้นหาจากชื่อไฟล์ วันที่ หรืออื่นๆ ได้อย่างสะดวก
• การแชร์เอกสาร: พนักงานสามารถแชร์เอกสารกับเพื่อนร่วมงาน หรือบุคคลภายนอกได้อย่างง่ายดาย และปลอดภัย
• การทำงานร่วมกัน: ระบบจัดการเอกสารในองค์กรยังรองรับการทำงานร่วมกัน เช่น การแก้ไขเอกสารร่วมกัน การอนุมัติเอกสาร การติดตามสถานะของเอกสาร
• การจัดเก็บเอกสาร: ระบบจัดการเอกสาร สามารถช่วยจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบ ทั้งยังสามารถกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารได้ตามกฎหมายหรือข้อกำหนดขององค์กร
• การสำรองข้อมูล: ระบบจัดการเอกสาร มีระบบสำรองข้อมูล ช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูล

เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบจัดการเอกสารในปัจจุบัน

• Cloud Computing: ระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ลดต้นทุนในการจัดเก็บข้อมูล และเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน
• Artificial Intelligence (AI): AI ช่วยในการจัดหมวดหมู่เอกสาร สกัดข้อมูล และค้นหาเอกสาร ช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นไปอย่างอัตโนมัติ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• Blockchain: Blockchain ช่วยเพิ่มความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือของข้อมูล โดยบันทึกประวัติการเข้าถึง และการแก้ไขเอกสาร ป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร

ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ระบบจัดการเอกสาร

• โรงพยาบาล: ใช้ระบบจัดการเอกสาร ในการจัดเก็บประวัติการรักษา ผลการตรวจ และข้อมูลผู้ป่วย ช่วยให้แพทย์ และพยาบาล สามารถเข้าถึงข้อมูลผู้ป่วยได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำ
• มหาวิทยาลัย: ใช้ระบบจัดการเอกสารในการจัดเก็บ และจัดการใบสมัคร ใบรับรองผลการเรียน และเอกสารประกอบการเรียนการสอน ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการนักศึกษา
• บริษัทกฎหมาย: ใช้ระบบจัดการเอกสารสำหรับการจัดเก็บและจัดการสัญญา รวมถึงเอกสารทางกฎหมาย และหลักฐานต่างๆ ช่วยให้ทนายความ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และปลอดภัย

Canon ชูระบบการจัดการเอกสาร Therefore Online มิติใหม่ 
ฟูจิฟิล์ม บิสซิเนส อินโนเวชั่น เปิดตัว “FUJIFILM IWpro”